Контроль расходов на ПО: как выстроить процесс в компании

Расходы на ПО — статья, которая растёт незаметнее всех. Каждая отдельная подписка стоит немного, поэтому её заводят без согласования, а в сумме набегают десятки сервисов, за которыми никто не следит целиком. Чтобы поставить ИТ-расходы под контроль, нужен не разовый секвестр, а простой повторяемый процесс. Разберём, как его выстроить.

Почему расходы на ПО выходят из-под контроля

Три причины, которые работают одновременно:

• Децентрализованные закупки. Сервисы подключают разные отделы и разные люди, каждый по мелочи. Единой картины нет ни у кого.
• Автопродления. Подписки продлеваются молча. Годовой платёж списывается, даже если сервисом давно не пользуются.
• Валютный курс. Зарубежные сервисы списывают в долларах и евро. В рублях расход постоянно меняется, и реальная сумма оказывается выше, чем в плане.

Результат предсказуем: по опыту разборов расходов на SaaS фактические траты на ПО оказываются в 1,5–3 раза выше, чем считает руководство.

Как поставить расходы на ПО под контроль

Контроль строится в четыре шага — от видимости к процессу.

1. Видимость. Нельзя контролировать то, чего не видишь. Соберите полный список сервисов и сумм — не по памяти, а по банковской выписке за 3 месяца по всем счетам и картам. Сведите в реестр.
2. Бюджет. Зная факт, заложите бюджет на ПО — общий и по категориям (коммуникации, разработка, аналитика и т.д.). Как это сделать — гайд по бюджету на ПО.
3. Согласование новых подписок. Лёгкое правило: новый сервис — через ответственного. Не бюрократия, а одна точка, где видно появление каждой новой статьи расхода.
4. Регулярный пересмотр. Раз в квартал сверяйте реестр с реальной выпиской и пересматривайте список: что отключить, где срезать лицензии, что заменить на более дешёвое.

Какие метрики отслеживать

Чтобы контроль был не на ощущениях, а на цифрах, держите под рукой несколько показателей:

• Суммарные расходы на ПО в месяц — в рублях, с пересчётом валютных списаний.
• Расход на сотрудника — позволяет сравнивать периоды и отделы.
• Доля неиспользуемого — сколько денег уходит на сервисы и лицензии без активных пользователей.
• Число дублей — сервисы одной функции, которые можно объединить.
• Ближайшие продления — какие крупные годовые платежи предстоят.

Где обычно прячутся лишние деньги

При первом же наведении порядка деньги находятся в одних и тех же местах:

• Дубли. Два таск-трекера, два облака, два сервиса рассылок. Как найти дубли.
• Лицензии уволенных. Места, которые продолжают оплачиваться после ухода людей. Подробнее — подписки уволенных сотрудников.
• Лишние места. Оплачено больше лицензий, чем реально используется.
• Переплата за валюту. Часть зарубежных сервисов можно заменить российскими аналогами и убрать валютный риск — чек-лист импортозамещения.

Суммарно здесь обычно прячется 15–25% всех расходов на ПО — без потери ни одного нужного сервиса.

Автоматизация контроля

Ручной контроль работает, пока сервисов немного. Когда их больше 15–20, реестр отстаёт от реальности быстрее, чем вы успеваете его обновлять, и контроль снова проседает. Тогда видимость стоит автоматизировать. Subsly собирает расходы на ПО из банковской выписки: показывает суммарные траты в рублях, разбивку по категориям, дубли, неиспользуемые подписки и ближайшие продления — то есть все метрики контроля в одном месте, без ручного ведения таблиц. Дальше держать расходы под контролем — это подгружать свежую выписку раз в месяц.

Увидеть все расходы на ПО за 2 минуты →