Как бухгалтеру находить переплаты за ПО у клиентов

Если вы ведёте бухгалтерию нескольких компаний, у вас на руках уже есть то, за что другие платят, — банковские выписки клиентов. А в них каждый месяц проходят десятки списаний за софт: подписки, сервисы, облака. Обычно их никто отдельно не смотрит. А зря: именно там у клиента в среднем 15–25% лишних расходов, и показать это — простой способ стать для него ценнее. Разберём, как.

Почему расходы на ПО — слепая зона у клиента

Подписки заводят разные сотрудники, платят с разных карт и счетов, суммы небольшие по отдельности — поэтому полной картины нет ни у собственника, ни у бухгалтера. В итоге копятся:

• Дубли — два сервиса одной функции (два таск-трекера, два хранилища).
• Забытые автопродления — годовая подписка списывается за сервис, которым давно не пользуются.
• Лицензии уволенных — места в сервисах оплачиваются после ухода людей.
• Валютные списания — зарубежный сервис в долларах, посчитанный по старому курсу, занижает реальные расходы.

Для бухгалтера это знакомая картина — вы эти строки видите в выписке каждый месяц. Разница в том, чтобы один раз их свести и показать клиенту сумму.

Как найти переплаты за ПО у клиента: по шагам

1. Возьмите выписку за 3 месяца по счетам и картам клиента (она у вас и так есть для учёта).
2. Отберите регулярные списания за ПО — отсейте всё, кроме платежей за сервисы и подписки. Останется 10–40 строк.
3. Сгруппируйте по функции — два сервиса в одной категории почти всегда означают дубль.
4. Сверьте лицензии с людьми — где оплаченных мест больше, чем сотрудников. Подробнее про лицензии уволенных.
5. Отметьте зарубежные сервисы — кандидаты на замену российскими аналогами (часто дешевле и без валютного риска).

На выходе — короткий список «вот за это клиент переплачивает столько-то рублей в месяц». Это и есть готовая ценность, которую можно показать.

Как превратить это в услугу

Аудит расходов на ПО хорошо ложится рядом с тем, что вы уже делаете:

• Повод касания. Раз в квартал присылаете клиенту «карту расходов на ПО» — где переплаты, что отключить.
• Доп. услуга в чек. Аудит подписок как отдельная платная позиция или часть пакета сопровождения.
• Удержание. Клиент видит, что вы экономите ему деньги, а не только сдаёте отчётность, — уходить от такого бухгалтера сложнее.

Как не делать это вручную каждый раз

Сводить выписку в таблицу руками по каждому клиенту — долго, особенно если клиентов десятки. Поэтому шаг сбора стоит автоматизировать. Subsly делает ровно это: загружаете выписку клиента — и за пару минут получаете готовый разбор: все подписки с суммами в рублях, дубли, неиспользуемое, российские аналоги. Дальше вы просто показываете результат клиенту.

Удобно начать с себя: прогоните собственную выписку — увидите, как выглядит разбор, без данных клиентов. А дальше так же по клиентам.

Посмотреть, как выглядит разбор расходов на ПО →