Как провести аудит SaaS-подписок самостоятельно за 30 минут — гайд

Аудит SaaS-подписок — это разовая работа, которая обычно возвращает компании 50–150 тыс. ₽/мес постоянной экономии. И сделать его можно самостоятельно за 30 минут — без специальных инструментов и бухгалтерского образования. Этот гайд проведёт вас через все шаги: что искать, как считать, какие выводы делать. Подойдёт компаниям до 100 человек.

Шаг 1: Выгрузите банковскую выписку за 3 месяца

Банковская выписка — основа аудита. В ней видны все регулярные списания за SaaS, независимо от того, помнит ли о них кто-то в компании или нет.

Что нужно:

• Период — 3 месяца. Этого хватает чтобы увидеть месячные подписки и понять, что регулярно. Меньше — пропустите квартальные оплаты, больше — будет много шума.
• Формат — CSV или Excel. Текстовый PDF тоже подойдёт. Сканированный PDF — нет, там понадобится OCR.
• Все корпоративные счета и карты. Если у компании несколько счетов или карт — выгружайте каждый отдельно, потом объедините.

Подробно как выгрузить выписку из каждого банка — в гайде по выгрузке выписки для Тинькофф, Сбера, Альфы, Точки, Райффайзена и других.

Шаг 2: Отсейте всё кроме регулярных платежей за ПО

В выписке — сотни строк. Большинство не имеет отношения к SaaS: зарплата, налоги, аренда, поставщики товаров и услуг. Нам нужны только списания за программное обеспечение.

Маркеры регулярного платежа за SaaS в назначении:

• «Оплата по договору № …» с интервалом ровно 30–31 день
• «Подписка», «Лицензия», «Программное обеспечение», «Услуги ИТ»
• Имена известных сервисов: «1С», «Битрикс», «Яндекс», «Контур», «AmoCRM», «МойСклад»
• Импортные платежи через посредников за зарубежные SaaS (Notion, Figma, GitHub)

Откройте выписку в Excel, отсортируйте по описанию, скопируйте все строки с этими маркерами в отдельную таблицу. На команду 30–50 человек обычно получается 20–40 уникальных подписок со средней суммой 100–300 тыс. ₽/мес суммарно.

Шаг 3: Найдите дубли в одной категории

Категоризируйте каждую подписку: CRM, бухгалтерия, дизайн, маркетинг, облако, задачи, AI, коммуникации. И смотрите — если в одной категории больше одного сервиса, это либо реальная необходимость, либо дубль.

Типичные дубли:

• Две CRM: AmoCRM в продажах + Битрикс24 в маркетинге
• Два инструмента аналитики: Roistat + Calltouch
• Два инструмента задач: Notion + Trello + Asana
• Два дизайн-инструмента: Figma + Canva

Проверьте по каждому — действительно ли нужны оба? Или один из них куплен «по инерции» и можно отменить? Это типичная экономия 15–40 тыс. ₽/мес на одну компанию.

Шаг 4: Найдите забытые и неиспользуемые

Список всех подписок есть. Теперь рядом с каждой напишите:

• Кто пользуется?
• Как часто (ежедневно / раз в неделю / раз в месяц / редко / не пользуются)?
• Если завтра отключим — заметят?

Самый честный способ — спросить напрямую руководителей отделов. Вы удивитесь, сколько раз услышите «о, я давно про этот сервис забыл, мы им не пользуемся полгода» или «это коллега покупал, его уволили в марте, должны были отключить».

Маркеры подписки «на отмену»:

• Никто не вспомнит, кто пользуется
• Пользуется один человек раз в месяц или реже
• Куплено «попробовать» больше 3 месяцев назад
• Сотрудник, который пользовался, уволен
• Сервис «параллельный» с другим, который активно используется

По нашим аудитам, в среднем 15–20% всех подписок попадают в эту категорию. На стеке 100 тыс. ₽/мес это — 15–20 тыс. ₽/мес «возвращаемых» расходов.

Шаг 5: Проверьте, нет ли где переплаченного тарифа

Многие компании покупают тариф «с запасом», но никогда не дорастают до его возможностей. Проверьте по каждой активной подписке:

• Сколько мест оплачено vs сколько активных пользователей. Если оплачено 20 мест в Slack, а заходят 12 — снижайте до 12 (или до ближайшего тарифа).
• Тариф Pro/Enterprise для базовых задач. Купили Notion Plus за «advanced features» — реально нужны? Если за 3 месяца не настроили advanced — переходите на Basic или Free.
• Годовые подписки на сезонные сервисы. Купили годовую подписку на дизайн-сервис под один проект — после проекта не нужна, но платится дальше.

Типичная экономия на правильной тарификации: 20–30% от стоимости подписки, при том что продукт продолжает покрывать потребности.

Шаг 6: Подберите более дешёвые альтернативы

Для каждого западного SaaS, который остался в списке «нужно», проверьте, есть ли российский аналог:

• Notion → Яндекс Wiki, Weeek, EvaWiki (в 2–3 раза дешевле)
• Slack → Пачка (в 4–5 раз дешевле)
• Figma → Pixso (в 2 раза дешевле)
• GitHub Copilot → GigaCode
• Linear / Jira → Яндекс Трекер, Kaiten

Полный каталог с конкретными ценами и сравнением функций — в нашем каталоге российских альтернатив. Бонусом — российские сервисы платятся в рублях напрямую с расчётного счёта, без проблем с УСН-учётом ( подробнее).

Чек-лист: что должно получиться

По итогам 30 минут у вас должна быть таблица:

• ☐ Полный список всех SaaS-подписок (20–40 строк в среднем)
• ☐ По каждой: категория, кто пользуется, частота, статус
• ☐ Помечены дубли (одинаковая категория с пересечением функций)
• ☐ Помечены забытые/неиспользуемые
• ☐ Помечены подписки с возможным даунгрейдом тарифа
• ☐ По западным SaaS — найдены российские аналоги с конкретной экономией
• ☐ Подсчитана суммарная потенциальная экономия в ₽/мес и в год

Дальше — поэтапная отмена: сначала забытые (быстрый win без боли), потом даунгрейд тарифов (бережёт юзеров), в конце замены на аналоги (требует миграции). Деталями процесса — в статье про импортозамещение SaaS.

Сократить 30 минут до 2 минут

Все эти шаги мы автоматизировали в Subsly. Загружаете ту же банковскую выписку — сервис автоматически:

• Распознаёт 500+ российских и зарубежных SaaS по транзакциям
• Категоризирует и группирует дубли
• Подсвечивает забытые/неиспользуемые на основе health-score
• Считает потенциальную экономию по разным корзинам (дубли, неисп., альтернативы)
• Предлагает российские аналоги с конкретной экономией

Результат — тот же самый отчёт, что у вас получится за полчаса вручную, но за две минуты и без таблиц Excel. Попробовать можно без регистрации — загружаете выписку на главной, видите свой топ переплат.

В любом случае — провести аудит раз в квартал стоит каждой компании, независимо от используемого инструмента. Это окупается в 100+ раз.