Оптимизация лицензий ПО: как не платить за лишние места

Лицензии — это места (seats) в сервисах, за которые компания платит помесячно или за год. Их особенность: число оплаченных мест почти всегда растёт быстрее, чем число реальных пользователей. Люди увольняются, проекты заканчиваются, а лицензии остаются и тихо списываются. Разберём, где прячутся лишние места и как оптимизировать лицензии ПО без потери в работе.

Почему за лицензии переплачивают почти все

Лицензионная переплата возникает не от халатности, а от того, что места легко добавить и почти невозможно вовремя убрать:

• Покупают с запасом. «Возьмём 20 мест, вдруг вырастем» — а вырос отдел до 14 и остановился.
• Не снимают после увольнений. Человек ушёл, лицензия осталась — отвязка не входит в чек-лист оффбординга.
• Тарифы с шагом. Сервис продаёт места пакетами по 5–10, и компания платит за весь пакет ради двух человек.
• Дублирующие сервисы. В двух похожих инструментах оплачены места на одних и тех же сотрудников.

Где искать лишние лицензии

Чтобы найти переплату, сравните для каждого сервиса оплаченные местас реально активными пользователями. Расхождения обычно в:

• Уволенных. Сверьте список лицензий с актуальным штатом — частый источник «мёртвых» мест. Подробнее про подписки уволенных сотрудников.
• Неактивных. Места, которыми не пользовались месяцами (многие сервисы показывают «последний вход»).
• Дублях. Один человек оплачен в двух сервисах одной функции — одно место лишнее.
• Завышенных тарифах. Купили Premium-пакет ради одной функции, которой пользуется один отдел.

Как оптимизировать лицензии: пошагово

1. Соберите все сервисы с лицензиями. Отталкивайтесь от фактических платежей — выгрузите выписку и отберите регулярные списания за ПО.
2. По каждому проставьте: оплачено мест / активных пользователей. Данные об активности возьмите в админке сервиса.
3. Снимите мёртвые места — уволенных и неактивных.
4. Сожмите тариф там, где платите за пакет ради пары человек, или перейдите на поштучную оплату.
5. Уберите дубли — оставьте один сервис на функцию.
6. Закрепите правило: снятие лицензий — обязательный пункт оффбординга.

Один проход обычно высвобождает заметную долю лицензионных расходов — без отказа ни от одного нужного инструмента.

Как не копить лишние места заново

• Оффбординг. «Снять доступы и лицензии» — рядом с возвратом техники при увольнении.
• Ежеквартальная сверка числа лицензий с актуальным штатом.
• Один ответственный за лицензии — без хозяина процесс рассыпается.
• Согласование новых мест через ответственного, а не «по-тихому в свой отдел».

Где это пересекается с подписками

Лицензии — часть более широкой задачи управления подписками компании. Отдельно лицензии оптимизировать можно, но эффект сильнее, когда вы видите всю картину расходов на ПО: тогда лишние места, дубли и неиспользуемые сервисы вскрываются вместе.

Subsly собирает все подписки и лицензии из банковской выписки, показывает суммы в рублях, дубли и неиспользуемое — так лишние лицензии видно сразу, без ручной сверки по каждому сервису.

Найти лишние лицензии в своих расходах на ПО →