Top.Mail.Ru
Аудит расходов на ПО с оплатой от результата — Subsly
Subsly

Subsly · аудит IT-расходов

Проверяем лицензии, облачные сервисы и регулярные IT-расходы. Показываем, какие затраты можно сократить без ущерба для работы компании.

Обсудить аудит
20% от подтверждённой годовой экономииНет экономии — нет оплаты

01 — Проблема

Подписки живут в отделах, на корпоративных картах, в договорах, облачных кабинетах, у сотрудников и в разных юрлицах. По отдельности суммы выглядят разумно.

Проблема не в одной дорогой подписке, а в том, что единой картины не существует.

02 — Периметр

Восемь направлений, где у компаний от 200 сотрудников чаще всего накапливаются лишние регулярные расходы. Периметр фиксируем до начала работ.

/01

SaaS и лицензии

число оплаченных мест против реального использования

/02

Облако и инфраструктура

простаивающие ресурсы и архивные тарифы

/03

Дублирующие инструменты

несколько сервисов под одну задачу

/04

Неиспользуемые аккаунты

оплаченные места без активности

/05

Старые договоры

автопродления на условиях прошлых лет

/06

Неподходящие тарифы

планы, не соответствующие профилю нагрузки

/07

Сервисы бывших сотрудников

подписки, которые продолжают списываться после ухода

/08

Однотипные закупки в подразделениях

параллельные платежи за один и тот же функционал

03 — Схема работы

Этап 01 — Исходное состояние

Расходы разбросаны

Подписки, облако и лицензии живут по отделам, картам и кабинетам. Единого списка не существует.

Этап 02 — Реестр

Собираем единый реестр

Каждая позиция попадает в одну таблицу: категория, владелец, периодичность, источник данных.

Этап 03 — Сигналы

Подсвечиваем лишнее

Дубли, неиспользуемые места и архивные тарифы помечаются как сигналы к сокращению.

Этап 04 — Проверка

Проверяем каждую позицию

Считаем только подтверждённое: позиции, прошедшие проверку, и реальные сигналы — не обещания.

Этап 05 — План

Фиксируем план действий

Что отключить, что объединить, что пересогласовать — с ответственными, сроками и методикой экономии.

Иллюстративная схема процесса: категории и числа условные, без брендов и сумм.

04 — Процесс

Пять шагов, каждый с понятным результатом. Вы видите ход работ и контролируете объём данных на каждом этапе.

  1. 1

    Периметр аудита

    шаг 1 / 5

    Согласуем, какие категории, подразделения и юрлица входят в проверку. Фиксируем методику подтверждения экономии.

  2. 2

    Сбор данных

    шаг 2 / 5

    Работаем только с согласованными источниками: реестры лицензий, облачные кабинеты, договоры. Полная банковская выписка не обязательна.

  3. 3

    Проверка

    шаг 3 / 5

    Сверяем использование, тарифы, дубли и условия договоров. Каждая находка получает статус и обоснование.

  4. 4

    Согласование

    шаг 4 / 5

    Обсуждаем находки с ответственными за системы — чтобы сокращение не задело работающие процессы.

  5. 5

    Фиксация экономии

    шаг 5 / 5

    Оформляем подтверждённую годовую экономию и план внедрения. Только эта сумма становится базой нашего вознаграждения.

05 — Данные и безопасность

Аудит не требует раскрывать всё и сразу. Глубина доступа определяется вами и растёт только там, где это нужно для подтверждения экономии.

На первом созвоне никакие файлы не нужны.

Выписка не обязательна

Аудит можно начать без полной банковской выписки — достаточно реестров лицензий, договоров и облачных кабинетов.

Вы определяете объём данных

Клиент сам решает, какие источники открыть и в какой последовательности. Периметр данных согласуется до начала работ.

NDA до старта

Подписываем соглашение о конфиденциальности до получения любых данных. Условия — на стороне клиента, если нужно.

Старт с одного направления

Пилот ограничивается одним подразделением или одной категорией расходов — например, только облачной инфраструктурой.

06 — Модель оплаты

Мы зарабатываем, только когда экономите вы. Никаких фиксированных платежей и авансов за «процесс».

/01

Нет экономии — нет оплаты

/02

Методика согласуется заранее

/03

Оплачивается только подтверждённый результат

/04

Пилот можно ограничить

0%

от подтверждённой годовой экономии

Если находка не подтверждается или вы решаете сохранить расход — он не входит в базу вознаграждения.

07 — Для кого

Аудит даёт наибольший эффект там, где расходы уже распределены между людьми, подразделениями и юрлицами.

CIOCFOзакупкиCOO

Типичные участники проекта со стороны клиента

01

Компании от 200 сотрудников

масштаб, при котором ручной контроль расходов перестаёт работать

02

IT-команды с большим числом сервисов

десятки подписок и кабинетов, за которыми сложно уследить

03

Распределённые команды

офисы и подразделения закупают инструменты независимо

04

Группы компаний

несколько юрлиц с параллельными договорами и тарифами

05

Децентрализованные закупки

IT-расходы проходят мимо единой закупочной функции

06

Регулярные облачные расходы

заметная ежемесячная база для проверки

08 — Первый шаг

За 20 минут определим, есть ли в структуре ваших IT-расходов потенциал для полноценного аудита.