Подписки уволенных сотрудников: куда утекает бюджет компании

Когда сотрудник увольняется, компания отзывает пропуск и доступ к почте — но почти никогда не вспоминает про десяток SaaS-сервисов, где у него был оплачиваемый аккаунт. Эти лицензии продолжают списывать деньги месяцами. Для команды из 50 человек с нормальной текучкой это легко 30–80 тыс ₽/мес впустую. Разбираем, как найти такие подписки и больше их не плодить.

Откуда берутся «мёртвые» лицензии

Большинство B2B-сервисов тарифицируется по числу пользователей (per-seat). Вы платите за каждого, кого пригласили — независимо от того, заходит он или нет. Уволенный сотрудник остаётся активным seat'ом, пока кто-то вручную его не удалит. А не удаляют по простым причинам:

• Нет единого списка сервисов. HR закрывает доступ к корпоративным системам, но не знает про Figma, Notion, Miro, аналитику и десяток нишевых инструментов, которые завёл сам отдел.
• Сервис оформлен на сотрудника. Подписку завёл сам специалист со своей рабочей почты или карты — при увольнении про неё знает только он.
• Списание незаметно. Лишний seat за 800–2000 ₽ теряется в общей сумме счёта. Десять таких за год — уже серьёзно.
• «Потом разберёмся». Удаление пользователя не горит, и его откладывают — навсегда.

Сколько это реально стоит

Посчитаем на типичной компании. 50 человек, текучка 20% в год — это 10 увольнений. Каждый сотрудник в среднем имел доступ к 8 платным сервисам. Если удаляют seat'ы только у половины, остаётся ~40 «висящих» лицензий по 1000–1500 ₽/мес.

Это 40–60 тыс ₽ в месяц, или почти 0,5–0,7 млн ₽ в год — за воздух. И это без учёта сервисов, оформленных на личные карты, которые вообще не попадают в поле зрения бухгалтерии.

Как найти все висящие подписки

Есть два пути, и лучше использовать оба:

1. Сверка seat'ов с актуальным штатом. В каждом сервисе откройте список пользователей и сверьте с текущими сотрудниками. Звучит просто, но если сервисов 30 — это часы работы, и вы всё равно не увидите те, про которые не знаете.
2. Анализ банковской выписки. Выписка показывает все регулярные списания за ПО, включая сервисы, про которые в компании уже забыли. Это единственный способ найти подписки, не зная заранее их названий. Как выгрузить выписку — по шагам для каждого банка.

Признаки «мёртвой» подписки в выписке: сумма не меняется месяцами, а внутри сервиса — нулевая активность; или число оплачиваемых seat'ов больше, чем людей в отделе, который этим сервисом пользуется. Полный разбор сигналов — в статье про 15 признаков переплат.

Чеклист оффбординга, чтобы это не повторялось

Разовая чистка вернёт деньги один раз. Чтобы лицензии не копились снова, добавьте в процесс увольнения шаг по сервисам:

• Ведите единый реестр подписок с указанием, кто и в каких сервисах имеет доступ.
• При увольнении — проход по реестру: удалить пользователя или передать seat другому.
• Отдельно отметить подписки, оформленные на личную карту сотрудника, и перевести их на компанию или закрыть.
• Раз в квартал — сверка общего числа оплачиваемых seat'ов с реальным штатом.
• Назначить ответственного за реестр (обычно финансист или офис-менеджер) — без владельца список умирает.

Как ускорить контроль

Вести реестр и каждый квартал сверять seat'ы вручную — реально, но трудозатратно и легко забрасывается. Альтернатива — загрузить банковскую выписку в Subsly: за пару минут вы увидите все подписки в одном списке с суммами, дублями и пометкой давно неиспользуемых. Это сразу показывает кандидатов на удаление — и дальше остаётся пройтись по чеклисту выше.

Средний результат такой чистки для компании 50+ человек — минус 15–25% от расходов на ПО уже в первый месяц.

Найдите висящие подписки за 2 минуты →