15 признаков что ваша компания переплачивает за SaaS — чек-лист

Обычно SaaS-расходы — это последнее что замечают финдиры в малом и среднем бизнесе. Карта компании списывает по 500–5000 ₽ в десятках мест, бухгалтерия проводит как «программное обеспечение», и за пару лет накапливается 100-300 тыс. ₽/мес «фонового» расхода — половину которого можно убрать без боли. Если у вас в компании работает 3+ из этих 15 признаков — переплаты точно есть.

1. Никто не может назвать сумму расходов на SaaS за месяц

Самый явный сигнал. Если на вопрос «сколько мы тратим на онлайн-сервисы» ответ — «ну где-то тысяч 50» или «надо у бухгалтера спросить», то реальная сумма обычно в 2-4 раза выше. Бухгалтерия видит «программное обеспечение, 280 000 ₽» как одну строку в отчёте о прибылях и убытках, а внутри — десятки независимых подписок которые никто не сводит.

2. На корпоративной карте есть платежи которые никто не помнит

Откройте выписку за последние 3 месяца и пройдитесь по строкам. Каждый раз когда видите списание и думаете «а это что вообще?» — это потенциальная переплата. По нашим разборам у 78% компаний в выписке есть как минимум одна такая строка, у половины — 3-5 штук на сумму 30-80 тыс. ₽/мес.

3. Несколько отделов купили одни и те же сервисы независимо

Классические дубли в российских компаниях:

• Два аккаунта AmoCRM — один у отдела продаж, один у маркетинга «под лиды»
• Два Битрикс24 — корпоративный + индивидуальный у руководителя
• Два Яндекс 360 Бизнес на разные домены компании
• Roistat + Calltouch одновременно — обе платформы сквозной аналитики

В компаниях 50+ человек дубли встречаются у 89% по нашим данным. В командах 5-15 человек — у 31%.

3 (продолжение). Активны аккаунты сотрудников которые ушли

Сотрудник увольняется → его аккаунт в Slack/Notion/Битриксе остаётся активным → списания идут с корпоративной карты или счёта. Самый частый случай: ушёл тимлид год назад, его Битрикс24 Профессиональный за 12 990 ₽/мес продолжает списываться. За 12 месяцев — 155 880 ₽ улетело за услугу которую никто не получает.

5. Yearly-подписка которую забыли отменить

Купили годовую лицензию (часто со скидкой 20-40%), забыли. Через 12 месяцев автопродление списало уже 80-200 тыс. ₽. Особенно опасно для:

• Adobe Creative Cloud (~78 000 ₽/год)
• JetBrains All Products Pack (~55 000 ₽/год)
• HubSpot или Salesforce годовой контракт (от 100 000 ₽)
• Antivirus-пакеты (Kaspersky, Dr.Web)

6. Платите за полный пакет, используете 20% функций

Самый частый случай — Adobe Creative Cloud All Apps за 6 500 ₽/мес/user, когда нужен только Photoshop. На команду из 10 дизайнеров за год это 780 000 ₽ за функционал в 5 раз больше реальной потребности. То же с HubSpot Pro vs Sales Hub Free, ClickUp Business vs Yandex.Tracker.

7. Нет единого ответственного за SaaS-расходы

В компаниях 30-100 человек обычно есть финдиректор или операционный директор который отвечает за общий бюджет, но «программное обеспечение» внутри этого бюджета — серая зона. Если на вопрос «кто отвечает за выбор и продление SaaS» нет одного имени — каждый отдел покупает что хочет, и контроля над расходами нет.

8. Используете западный SaaS там где есть российский аналог за 30% цены

После 2022 появилось 100+ российских аналогов западного ПО, которые покрывают 80% функционала за 30-50% цены. Если у вас в компании есть Notion, Slack, Asana, Adobe Creative Cloud, HubSpot или ClickUp — почти всегда есть конкретная российская замена дешевле в 2-5 раз. Подробно разбирали в статье Российские аналоги западного ПО.

9. Платите за сервисы которыми не пользуетесь больше 30 дней

Очевидно но факт. Тестировали инструмент пару недель, передумали или нашли другой — а подписка осталась активной. Лимиты «бесплатной отмены первых 30 дней» давно закончились. У большинства компаний таких подписок 3-7 штук, общая сумма от 5 до 30 тыс. ₽/мес.

10. Каждый отдел сам ищет инструменты, не сверяясь с другими

Ситуация когда маркетинг покупает Mailchimp за $50/мес, не зная что у разработки уже куплен SendGrid за $20/мес с тем же функционалом — типична для растущих компаний. Без единого списка «что у нас уже есть» отделы покупают параллельные решения. Через год у компании 3 системы рассылок, 2 task-tracker'а и 4 разных инструмента для проектной аналитики.

11. Используете триальные аккаунты вместо purchase order

Менее очевидный признак: если в компании регулярно «продлевают триал» через создание новых аккаунтов на разные email — это симптом отсутствия процесса закупки. Звучит как «бесплатно», но реальная стоимость — потерянные данные при переходах + время на админу.

12. Бухгалтерия не получает чеки и счета по половине списаний

Подписки с зарубежных сервисов (через Apple Pay, Plati, Reg.ru) обычно приходят без нормальных счетов-фактур. Бухгалтерия проводит их по выписке, не зная что это и от кого. В аудите налоговой это создаёт лишнюю работу — невозможно зачесть НДС, нужно объясняться по каждой операции.

13. Подписки оформлены на личные карты сотрудников с компенсацией

«Я оплатил Notion со своей карты, потом в авансовом отчёте». Распространённая практика в малых командах — но контроля над такими расходами почти нет, отмена при увольнении невозможна (карта личная), и сводный учёт ведётся в Excel-файле который никто не открывает.

14. AI-сервисы покупаются индивидуально без сводного контроля

За последние 2 года AI-расходы стали самой быстрорастущей статьёй: ChatGPT Plus, Claude Pro, Cursor, GitHub Copilot, Midjourney. В среднем на разработчика-маркетолога-дизайнера получается 3-5 разных AI-подписок на сумму 5-15 тыс. ₽/мес. В компании 30 человек это легко 100-300 тыс. ₽/мес расходов на AI, о которых руководство часто не знает в деталях.

15. Не было аудита SaaS-расходов больше 6 месяцев

Время — это враг порядка в SaaS. За полгода в любой растущей компании появляются новые подписки (на новых сотрудников, новые проекты, новые тесты), а старые остаются висеть. Если последний раз вы или финдир смотрели полный список SaaS-расходов больше 6 месяцев назад — там точно есть что почистить.

Что делать если нашли у себя 3+ признака

Если совпало хотя бы три пункта — переплаты у вас точно есть, и они скорее всего составляют 15-25% SaaS-бюджета. Алгоритм аудита простой:

1. Скачать выписку из банка за последние 3 месяца
2. Выписать все регулярные списания которые выглядят как SaaS-подписки (Adobe, Microsoft, Yandex, AmoCRM, Tilda и т.д.). Обычно их 20-50 у компании 30 человек
3. По каждому ответить «нужно / иногда / не помню что это». Третья категория и есть переплаты которые можно убрать
4. Для оставшихся «нужно» — проверить можно ли заменить на российский аналог дешевле или уйти с All Apps на конкретный модуль
5. Запланировать повторный аудит через 3 месяца — для контроля что бардак не вернулся

Этот аудит вручную занимает 1-3 часа на компанию из 30-50 человек. Если хочется автоматом — загрузите выписку в Subsly и за 30 секунд получите готовый разбор: какие SaaS у вас сейчас, где дубли, какие можно заменить на российские аналоги.

Типичный результат первого аудита — 50-150 тыс. ₽/мес постоянной экономии. За год это 600 тыс. — 1.8 млн рублей которые возвращаются в бюджет компании без сокращения штата и без отказа от нужных инструментов. По реальному кейсу агентства — 78 000 ₽/мес «потерянных» расходов нашли за один вечер.