Сколько ваша компания на самом деле тратит на SaaS — кейс на 340 000 ₽

У нас в команде из 12 человек было 47 активных подписок. Notion, Figma, Slack, Miro, ChatGPT, GitHub, три разных таск-трекера (не спрашивайте), два облачных хранилища и ещё десяток сервисов, о которых помнил только бухгалтер — и то не обо всех.

Когда мы впервые сели и честно посчитали, оказалось: 340 000 рублей в месяц. При этом треть подписок дублировала друг друга, а парой сервисов не пользовался вообще никто.

Мы не одни такие.

Проблема, о которой не говорят

По данным Gartner, компании недооценивают свои расходы на SaaS в среднем в 2-3 раза. Не потому что скрывают — просто никто не считает.

Вот как это обычно выглядит:

• Маркетинг подключил сервис аналитики — платит с корпоративной карты
• Разработчик купил лицензию на IDE — списывает через свою карту, компенсируют раз в квартал
• HR завёл аккаунт в новом рекрутинговом сервисе — «пока тестируем бесплатный тариф» (спойлер: он давно платный)
• Дизайнер оформил Figma на команду, но половина людей уже уволилась — лицензии висят

Каждая подписка по отдельности — мелочь. Но в сумме это 5-15% операционного бюджета, который утекает без контроля.

5 способов, как компании теряют деньги на подписках

1. Зомби-подписки

Сервис подключили под конкретный проект. Проект закончился. Подписка — нет. Таких обычно 15-25% от общего числа.

2. Дублирование

Zoom и Google Meet. Trello и Jira. Notion и Confluence. Часто команды используют два инструмента, которые делают одно и то же, просто потому что «мы привыкли».

3. Переплата за тариф

Команда из 8 человек сидит на Enterprise-плане, потому что год назад было 30 сотрудников. Никто не даунгрейднул.

4. Забытые триалы

«Попробовать бесплатно 14 дней» — а дальше автосписание. По нашим наблюдениям, каждая компания забывает отменить 2-3 триала в год.

5. Курсовая переплата

Западный сервис за $50/мес стоил 3 000 рублей в 2022-м. Сейчас — 5 000. А российский аналог делает то же самое за 1 500. Но переезжать лень. Мы собрали 100+ таких аналогов отдельно →

Как это решить

Способ «в лоб»: собрать все списания из банковской выписки в таблицу, пройтись по каждой строке, спросить команду «кто этим пользуется?», отменить лишнее, повторять каждый месяц.

Работает. Но на практике — делается один раз, потом забывается на полгода.

Мы прошли этот путь и поняли, что нужен инструмент, который:

• Автоматически находит подписки в банковских выписках
• Показывает, кто чем пользуется — и пользуется ли вообще
• Считает реальную стоимость с учётом всех лицензий
• Подсказывает российские альтернативы, если западный сервис стоит неоправданно дорого
• Прогнозирует расходы на следующий месяц/квартал

Так появился Subsly — сервис для управления SaaS-подписками.

Что мы сделали

Subsly — это дашборд, в который можно загрузить банковскую выписку или добавить подписки вручную. Дальше система:

• Категоризирует расходы и показывает динамику
• Считает Health Score — насколько здоровы ваши расходы на SaaS
• Предлагает российские альтернативы дорогим западным сервисам
• AI-ассистент отвечает на вопросы вроде «на что мы тратим больше всего?» или «какие подписки можно безболезненно отменить?»

Бесплатный тариф — до 15 подписок, навсегда. Этого хватает для фрилансера или маленькой команды.

Чек-лист: аудит подписок за 30 минут

Даже без всяких сервисов можно прямо сейчас навести порядок:

1. Выгрузите банковскую выписку за последние 3 месяца
2. Найдите все регулярные списания (ищите по словам: subscription, payment, recurring, а также по названиям сервисов)
3. Для каждой подписки ответьте на три вопроса:
   • Кто этим пользуется? (если не знаете — красный флаг)
   • Есть ли у нас дубль? (другой сервис с такой же функцией)
   • Мы на правильном тарифе? (не переплачиваем за лишние лицензии)
4. Отмените всё, чем не пользовались последние 30 дней
5. Поставьте напоминание повторить через месяц

По нашему опыту, первый аудит экономит 15-30% расходов на SaaS.

Подробнее про методику — как найти и отменить забытые подписки за 10 минут.

Итого

Управление подписками — это не про экономию на скрепках. Для компании из 20+ человек это десятки и сотни тысяч рублей ежемесячно. Проблема в том, что эти расходы «размазаны» — каждая подписка кажется незначительной, пока не посчитаешь всё вместе.

Мы сделали Subsly, чтобы эта задача решалась не героическим усилием раз в полгода, а работала на автопилоте.

Если хотите попробовать → бесплатный тариф на subsly.org →