Реестр подписок компании: шаблон Excel и как вести учёт

Реестр подписок — это таблица, где собраны все платные сервисы компании: что, сколько, кто пользуется и когда продление. Звучит скучно, но именно его отсутствие приводит к дублям, забытым автопродлениям и оплате лицензий уволенных. Ниже — какие колонки нужны, как заполнить реестр за один вечер и что делать, чтобы он не устарел через месяц.

Зачем вообще нужен реестр подписок

Пока сервисов 3–5, их держат в голове. Но к 20–30 подпискам (а это норма уже для компании на 30 человек) картина расплывается: платежи размазаны по картам и авансовым отчётам, никто не знает полной суммы. Реестр решает три задачи:

• Видимость. Одна таблица — вся сумма расходов на ПО и список сервисов.
• Контроль продлений. Видно, когда годовая подписка автопродлевается, и можно решить заранее.
• Защита от потерь. При увольнении или смене задач сразу видно, какие доступы закрыть.

Какие колонки включить в шаблон

Базовый реестр в Excel или Google Таблицах. Не усложняйте — рабочий минимум:

• Сервис — название (Figma, 1С, Контур и т.д.).
• Категория — дизайн, бухгалтерия, коммуникации, аналитика. Помогает видеть дубли по функции.
• Стоимость в месяц — годовые суммы делите на 12, чтобы всё было в одной единице.
• Периодичность — месяц / год. Для годовых важна дата продления.
• Дата следующего списания — чтобы не пропустить автопродление.
• Кто платит — счёт компании, корпоративная карта или личная карта сотрудника.
• Ответственный / отдел — кто пользуется и за кем закреплён.
• Число лицензий (seats) — сколько оплачиваемых мест.
• Статус — активна / на удаление / под замену.

Колонки «категория» и «число лицензий» кажутся лишними, но именно они вскрывают деньги: две подписки в одной категории — вероятный дубль; лицензий больше, чем людей — переплата.

Как заполнить реестр за один вечер

Не пытайтесь вспомнить все сервисы по памяти — пропустите половину. Идите от фактических платежей:

1. Выгрузите банковскую выписку за 3 месяца по всем счетам и картам. Инструкция по выгрузке для разных банков.
2. Отсейте всё, кроме регулярных списаний за ПО — останется 10–40 строк.
3. Перенесите каждую в реестр и заполните колонки. Суммы и периодичность видны прямо из выписки.
4. Добавьте сервисы на личных картах сотрудников — спросите команду, кто что оплачивает сам.
5. Проставьте статус: активна / под замену / на удаление.

Уже на этом шаге обычно находятся 2–4 подписки на удаление и 1–2 дубля. Полный разбор, как провести такую чистку, — в гайде по аудиту подписок.

Главная проблема реестра — он устаревает

Реестр в Excel живёт ровно до тех пор, пока кто-то его обновляет. На практике через 1–2 месяца появляются новые подписки, меняются суммы, кто-то заводит сервис мимо таблицы — и реестр перестаёт отражать реальность. Дальше им не доверяют и бросают.

Чтобы этого не случилось:

• Назначьте одного ответственного — без владельца таблица мертва.
• Привяжите обновление к событиям: новая подписка, увольнение, конец квартала.
• Раз в квартал сверяйте реестр с реальной выпиской — там видны платежи, которые забыли внести руками.

Когда стоит уйти от ручной таблицы

Если сервисов больше 15–20 и они постоянно меняются, ручной реестр превращается в обузу. Тогда проще, чтобы список собирался сам из выписки. Загрузите банковскую выписку в Subsly, и за пару минут получите готовый реестр: все подписки с суммами, категориями, дублями и пометкой неиспользуемых — без ручного заполнения. Дальше его можно поддерживать, просто подгружая свежую выписку, а не вбивая строки вручную.

То есть реестр в Excel — отличный старт; автоматический разбор выписки — следующий шаг, когда таблицу становится дорого вести руками.

Соберите реестр подписок автоматически за 2 минуты →