Как составить бюджет на ПО для компании: пошаговый процесс

Бюджет на ПО в большинстве компаний не планируется, а «складывается сам» — из десятков подписок, которые покупали разные люди в разное время. Итог: финдиректор видит одну общую строку, не понимает, что внутри, и не может ни сократить, ни спрогнозировать. Собрать нормальный бюджет на ПО — это 4 шага. Разбираем, как сделать его управляемым, а не «чёрным ящиком».

Шаг 1. Инвентаризация — что у вас вообще есть

Нельзя планировать то, чего не видишь. Первый шаг — собрать полный список ПО по факту списаний, а не по памяти и не по заявкам в бухгалтерию.

• Выгрузите банковскую выписку за 6–12 месяцев — там все подписки, включая забытые, годовые и личные на корпоративной карте.
• Сведите в реестр: сервис, категория, кто отвечает, стоимость, цикл (месяц/год), валюта.

Вручную это дни в Excel. Быстрее — загрузить выписку в Subsly: распознает SaaS, сгруппирует по категориям, посчитает суммы. Шаблон реестра — реестр подписок компании.

Шаг 2. Сгруппировать по категориям и владельцам

Бюджет управляем, когда видно структуру. Разнесите расходы:

• По категориям (CRM, облака, дизайн, AI, коммуникации) — видно, на что уходит больше всего.
• По отделам/владельцам — у каждой подписки должен быть ответственный, иначе она ничья и забывается.
• По циклу — отдельно месячные и годовые (годовые бьют разово, их легко не заложить).

Шаг 3. Заложить нормализацию (месяц/год) и валюту

Две частые ошибки бюджета на ПО:

• Годовые подписки размазывайте на 12 месяцев в плане, но помните дату списания — иначе в месяц оплаты будет «дыра» в кэш-флоу.
• Валютные сервисы закладывайте с запасом на курс. Классическая ошибка — записать $100 как «100 ₽»; по факту это ~9 000 ₽. По нашим аудитам валютные расходы недооценивают в разы.

Подробнее про скрытые искажения — реальные расходы на SaaS.

Шаг 4. Заложить регулярный пересмотр (раз в квартал)

Бюджет на ПО — не разовая таблица, а процесс. Раз в квартал сверяйте выписку с реестром:

• Появились новые подписки — кто завёл, нужны ли.
• Есть дубли, забытые, лицензии уволенных — убрать (это 20–30% экономии, см. как сократить расходы на ПО на 30%).
• Где западное можно заменить на российское дешевле — заложить переход.

Что в итоге

Управляемый бюджет на ПО = полный реестр + структура по категориям/владельцам + нормализация год/валюта + квартальный пересмотр. Тогда «расходы на ПО» перестают быть чёрным ящиком: видно, на что уходит, кто отвечает и где сократить.

Самый трудоёмкий шаг — первый (увидеть всё). Если хотите пройти его за вечер — загрузите выписку в Subsly или приходите на бесплатный разбор с экспертом: за 30 минут соберём вашу карту расходов на ПО и наметим бюджет.