Как сократить расходы на ПО на 30%: пошаговый план

Сократить расходы на ПО на 20–30% — реально почти в любой компании, и без отказа от нужных инструментов. Деньги утекают не на «важном софте», а на дублях, забытых лицензиях и завышенных тарифах. По нашим аудитам команда 30–50 человек возвращает 50–150 тыс ₽/мес за один проход. Вот пошаговый план — от инвентаризации до отмены лишнего.

Шаг 1. Увидеть всё, за что платите

Нельзя сократить то, чего не видишь. Первый и недооценённый шаг — собрать полный список ПО по факту списаний, а не «по памяти».

• Выгрузите банковскую выписку по корпоративным картам и счёту за 6 месяцев — там все подписки, включая забытые и личные на корпоративной карте.
• Сведите в один реестр: сервис, кто отвечает, сколько, в какой валюте.

Вручную это 2–3 дня в Excel. Быстрее — загрузить выписку в Subsly: распознает SaaS-подписки, сгруппирует дубли, посчитает потенциал экономии. Шаблон реестра — в материале реестр подписок компании.

Шаг 2. Убрать дубли (самая жирная статья)

Самая частая переплата — два сервиса под одну задачу: две CRM, два таск-трекера, две системы аналитики. Выберите один в категории, мигрируйте всех туда, отмените второй. Как искать — гайд по поиску дублей.

Шаг 3. Отозвать забытое и лицензии уволенных

Лицензии на ушедших сотрудников, простаивающие облака, триалы, превратившиеся в платные подписки. Это «фоновый шум», который никто не замечает. Лечится offboarding-чек-листом и регулярной сверкой. Подробнее — подписки уволенных сотрудников.

Шаг 4. Снизить завышенные тарифы

Купили Pro для всех, а активно пользуются 30%? Платите за 50 мест, заняты 20? Тариф можно снижать ежемесячно. Часто за «продвинутый» план платят ради фич, которые никто не настроил. Признаки переплаты — 15 признаков, что вы переплачиваете.

Шаг 5. Перейти на российские аналоги, где дешевле

Многие западные сервисы имеют российские аналоги дешевле — и заодно снимают проблему оплаты. Не ради «импортозамещения ради галочки», а там, где это реально экономит. Каталог — российские аналоги западного ПО.

Сколько в итоге

Реалистичный результат за один проход для команды 30–50 человек — возврат 20–30% бюджета на ПО (50–150 тыс ₽/мес) без сокращения штата и отказа от нужных инструментов. А дальше процесс становится фоновым: раз в квартал сверяете выписку.

Самый трудоёмкий шаг — первый (увидеть всё). Если хотите пройти его за вечер, а не за 3 дня — загрузите выписку в Subsly или приходите на бесплатный разбор с экспертом: за 30 минут соберём вашу карту расходов на ПО и покажем, где вернуть деньги.