Инвентаризация ПО в компании: как составить перечень софта

Инвентаризация ПО — это сбор полного перечня программ и сервисов, которыми пользуется компания: что именно, кто использует, сколько стоит и по каким счетам списывается. Звучит скучно, но именно на этом шаге вылезают лишние подписки, дубли и лицензии на уволенных — то, из чего складывается переплата. Разберём, как провести инвентаризацию софта по шагам и не утонуть.

Зачем это нужно

• Найти лишнее. Дубли (два сервиса одной функции), забытые автопродления, оплаченные, но не используемые сервисы.
• Сверить лицензии с людьми. Где оплаченных мест больше, чем сотрудников (в т.ч. лицензии уволенных).
• Спланировать бюджет. Понять реальную сумму расходов на ПО и расход на сотрудника.
• Снизить риски. Увидеть теневые сервисы, в которых лежат корпоративные данные без ведома IT.

Что собираем по каждому сервису

Минимальный набор полей для перечня (реестра):

• название сервиса и категория (что делает);
• стоимость и периодичность (₽/мес или ₽/год);
• кто владелец / какой отдел, сколько оплачено мест и сколько активно;
• дата следующего списания и с какого счёта/карты платится;
• используется ли реально (или «на всякий случай»).

Готовый шаблон такого перечня есть в статье про реестр подписок компании.

Откуда брать данные (по источникам)

Проблема инвентаризации — сервисы разбросаны по разным местам. Собираем из нескольких источников и сводим:

1. Банковская выписка — самый полный источник: в ней есть каждое списание за софт с корпоративных счетов, включая то, что не попало в учёт.
2. Счета и договоры — то, что проходит официально через бухгалтерию.
3. Опрос отделов — какие сервисы завели сами (маркетинг, разработка, дизайн). Часто вскрывает теневое IT.
4. Админки сервисов — сколько мест оплачено против активных пользователей.

Почему выписка — база: по корпоративным счетам она ловит каждое списание за софт, включая то, что не завели в учёт и оплатили мелкими суммами через агрегаторы. Её слепая зона — подписки с личных карт сотрудников; их добираем опросом отделов. Подробнее про такие скрытые траты — в статье про теневое IT. Как выделить расходы на ПО из выписки — здесь.

Что делать с собранным

1. Сгруппируйте по категориям → сразу видно дубли (два сервиса одной функции).
2. Сверьте места с людьми → найдёте лицензии уволенных.
3. Отметьте неиспользуемое и зарубежное (кандидаты на отмену / российские аналоги).
4. Посчитайте сумму и расход на сотрудника — станет опорой для контроля расходов.

Как часто повторять

Инвентаризация — не разовая акция. Стек меняется: заводят новые сервисы, увольняются люди, срабатывают автопродления. Оптимально — раз в квартал сверять перечень с актуальными списаниями. Иначе через полгода снова накопятся забытые подписки.

Как не делать это вручную каждый раз

Сводить источники в таблицу руками — долго, а через квартал повторять заново. Поэтому шаг сбора стоит автоматизировать. Subsly делает инвентаризацию по банковской выписке: загружаете выписку — и получаете готовый перечень всех подписок с суммами в рублях, дублями, неиспользуемым и российскими аналогами. Дальше остаётся только принять решения.

Собрать перечень ПО из выписки автоматически →