Сколько стоит ПО на сотрудника: бенчмарки расходов компании

«Сколько вообще нормально тратить на ПО?» — частый вопрос, когда компания впервые сводит расходы на софт. Точную цифру никто не назовёт (зависит от отрасли и стека), но есть рабочие ориентиры на сотрудника, по которым можно прикинуть свой бюджет и понять, переплачиваете вы или нет. Разберём бенчмарки и как ими пользоваться.

Сколько в среднем тратят на ПО на сотрудника

Для российского малого и среднего бизнеса ориентир — примерно 3 000–6 000 ₽ на сотрудника в месяц на софт и подписки. Середина диапазона — около 4 000 ₽. Для компании на 30 человек это даёт грубую оценку ~120 000 ₽/мес расходов на ПО.

Это именно ориентир, а не норма: разброс большой и зависит от профиля.

• IT/продуктовые команды — выше среднего: много инструментов (разработка, дизайн, AI, облака). Может быть в 1,5–2 раза больше.
• Агентства, услуги — около среднего: таск-трекеры, дизайн, коммуникации, аналитика.
• Торговля, традиционный бизнес — ниже среднего: учёт, касса, базовые сервисы.

Как пользоваться бенчмарком

Бенчмарк нужен не чтобы «подогнать» расходы под среднее, а чтобы заметить аномалии:

1. Посчитайте свой показатель: суммарные расходы на ПО за месяц ÷ число сотрудников.
2. Сравните с ориентиром с поправкой на профиль (IT — выше, торговля — ниже).
3. Сильно выше ориентира? Это не «плохо» само по себе, но повод разобраться: где дубли, забытые автопродления, лишние лицензии. Часто 15–20% суммы — лишнее.
4. Сильно ниже? Проверьте, что собрали ВСЕ расходы — часть подписок может оплачиваться с личных карт сотрудников и не попадать в учёт.

Сколько из этого — переплата

По опыту разборов расходов на ПО обоснованная оценка потерь — 15–20% бюджета на ПО: дубли, зомби-подписки, лишние места, валютные переплаты. То есть из ~120 000 ₽/мес у команды на 30 человек ориентировочно 18 000–24 000 ₽/мес — мимо кассы. Это не «в разы», но за год набегает 200–300 тыс ₽.

Важно: это оценка по средним. Реальную цифру даёт только разбор вашей выписки — у кого-то лишних 5%, у кого-то 30%.

Почему «на сотрудника» — удобная метрика

• Сравнимость во времени: компания растёт, абсолютная сумма растёт — а показатель на человека показывает, эффективнее вы тратите или нет.
• Сравнение отделов: видно, где расход на человека аномально высокий.
• Планирование: нанимаете 10 человек — примерно понимаете прирост расходов на ПО.

Эта же метрика — основа контроля расходов на ПО и FinOps.

Как узнать свою точную цифру

Бенчмарк даёт прикидку, но решения принимают по факту. Subsly собирает реальные расходы на ПО из банковской выписки: суммарная сумма, расход на сотрудника, дубли, неиспользуемое — за пару минут, без ручного подсчёта. Тогда видно не «средние 4 000 ₽», а ваши реальные деньги и где из них лишнее.

Узнать свои расходы на ПО на сотрудника →