Сколько на самом деле стоит SaaS для команды от 10 до 500 человек

Сколько ваша компания должна тратить на SaaS и корпоративное ПО? Этот вопрос задают нам каждую неделю — основатели стартапов, финдиректора СМБ, бухгалтеры. Прямого ответа нет: расходы зависят от индустрии, размера команды и стадии развития. Но есть бенчмарки, которые помогают понять — вы экономите или переплачиваете.

Сколько в среднем тратят российские СМБ на ПО

По нашим данным за 2025 год (анализ ~500 компаний 10-500 человек), средние расходы на SaaS и корпоративное ПО распределяются так:

Микро-бизнес (1-10 человек)

• Расходы на ПО: 5-30 тыс ₽/мес (~3-7% от ФОТ)
• Количество подписок: 5-15 активных
• Базовый стек: Я.360 / Mail.Бизнес, мессенджер, базовая CRM, бухгалтерия

Малый бизнес (10-50 человек)

• Расходы на ПО: 30-150 тыс ₽/мес (~5-10% от ФОТ)
• Количество подписок: 15-40 активных
• Стек расширяется: добавляются специализированные сервисы (дизайн, разработка, маркетинг)

Средний бизнес (50-200 человек)

• Расходы на ПО: 150-700 тыс ₽/мес (~7-12% от ФОТ)
• Количество подписок: 40-100 активных
• Появляются: BI-инструменты, специализированный e-commerce/HR софт, корпоративный SSO

Крупный СМБ и средний бизнес (200-500 человек)

• Расходы на ПО: 700 тыс — 3 млн ₽/мес (~10-15% от ФОТ)
• Количество подписок: 100-250 активных
• Структура: много специализированных сервисов под каждый отдел, корпоративные интеграции, on-premise решения

Важный ориентир: если ваши расходы на ПО превышают 15% от ФОТ — это повод для аудита. Скорее всего есть переплаты, дубли или забытые подписки.

Распределение по категориям ПО

Внутри бюджета на ПО типичное распределение (по убыванию доли):

• CRM и продажи — 20-30% (amoCRM, Битрикс24, специализированные CRM)
• Корпоративные коммуникации — 15-25% (Яндекс 360, Slack/Пачка, видеосвязь)
• Разработка и DevOps — 10-20% (для tech-команд) — GitHub, GitLab, хостинги, сервисы мониторинга
• Маркетинг — 10-15% (email-рассылки, аналитика, рекламные кабинеты)
• Дизайн и контент — 5-10% (Figma/Pixso, Adobe, стоковые библиотеки)
• Бухгалтерия и юридика — 5-10% (1С, Контур, Гарант, Консультант)
• HR и кадры — 3-5% (1С:ЗУП, специализированные HR-системы)
• Прочее — 5-10% (менеджеры паролей, утилиты, нишевые сервисы)

Как считать «здоровый» бюджет на ПО

Простая формула, которую используют CFO в средних компаниях:

Метод 1: процент от выручки

Здоровый бюджет на ПО = 2-5% от месячной выручки для не-tech-компаний и 5-10% для tech и SaaS-компаний.

Если компания делает 5 млн ₽/мес выручки и она не tech — нормальный бюджет на ПО 100-250 тыс ₽/мес. Если делаете 5 млн ₽/мес и вы SaaS — 250-500 тыс ₽/мес.

Метод 2: процент от ФОТ

Здоровый бюджет на ПО = 5-10% от месячного ФОТ для большинства отраслей.

Если ваш ФОТ — 1 млн ₽/мес, нормальный бюджет на ПО — 50-100 тыс ₽/мес.

Метод 3: на одного сотрудника

Это самый практичный подход, особенно для бенчмаркинга:

• Не-tech компания: 1 500 — 5 000 ₽/чел/мес
• Tech / SaaS компания: 5 000 — 12 000 ₽/чел/мес
• Финансовый сектор: 8 000 — 20 000 ₽/чел/мес

Если ваш расход на сотрудника выше — есть резервы оптимизации. Если ниже — возможно, компания недоинвестирует в инструменты.

Реальные кейсы расходов

Маркетинговое агентство, 25 человек

• amoCRM Профи: 12 000 ₽/мес
• Я.360 Бизнес (15 чел): 4 500 ₽/мес
• Pixso для дизайнеров (8 чел): 4 800 ₽/мес
• Mailchimp: $50 = ~4 500 ₽/мес
• 1С:Бухгалтерия: 5 000 ₽/мес
• Контур.Экстерн: 4 000 ₽/мес
• Telegram Premium корп: 1 500 ₽/мес
• Яндекс.Маркет API: 2 000 ₽/мес
• Прочее (Figma legacy + ещё 5 мелочей): ~10 000 ₽/мес

Итого: ~48 000 ₽/мес. На сотрудника: 1 920 ₽. Здоровый показатель для не-tech СМБ.

SaaS-стартап, 12 человек

• GitHub Team (8 разработчиков): $32 = ~2 900 ₽/мес
• Vercel Pro: $20 = ~1 800 ₽/мес
• Linear (12 чел): $96 = ~8 600 ₽/мес
• Datadog Pro: $200 = ~18 000 ₽/мес
• amoCRM: 8 000 ₽/мес
• Яндекс 360 (12 чел): 3 600 ₽/мес
• Notion Team (12 чел): $100 = ~9 000 ₽/мес
• Figma (3 дизайнера): $45 = ~4 050 ₽/мес
• HubSpot Marketing Starter: $20 = ~1 800 ₽/мес
• Sentry: $26 = ~2 350 ₽/мес
• Бухгалтерия (1С:Облако): 6 000 ₽/мес

Итого: ~66 000 ₽/мес. На сотрудника: 5 500 ₽. Высокая, но типичная для tech-стартапа структура — много dev-tools и облачных сервисов.

Производственная компания, 80 человек

• 1С:ERP лицензии + Облако: 45 000 ₽/мес
• Битрикс24 Профи: 11 000 ₽/мес
• Яндекс 360 (80 чел): 24 000 ₽/мес
• Контур.Экстерн + Диадок: 12 000 ₽/мес
• 1С:ЗУП лицензии: 8 000 ₽/мес
• СБИС для ЭДО: 6 000 ₽/мес
• Антивирус Касперский корп: 15 000 ₽/мес
• Прочее (CAD-софт, мессенджеры, мелочи): ~30 000 ₽/мес

Итого: ~151 000 ₽/мес. На сотрудника: 1 890 ₽. Здоровый показатель для производственной компании на средне-российских аналогах.

Где обычно «утекает» бюджет

По нашей статистике, в 80% компаний на 50+ человек присутствуют все или часть из следующих утечек:

Дубли (15-25% переплаты)

Несколько подписок на один сервис от разных команд. Чаще всего — Slack/мессенджеры, CRM, дизайн-инструменты.

Неиспользуемые места (20-30% переплаты)

Купили на 50 пользователей, реально пользуются 30. Особенно типично для ежегодных подписок, купленных «с запасом».

После уволенных (5-15% переплаты)

Личные карты сотрудников, на которых остались подписки после увольнения.

Забытые автопродления (10-20% переплаты)

Сервис не используется уже полгода, но автопродление работает. Особенно болезненно для годовых подписок.

Тарифы выше нужного (5-10% переплаты)

Купили Pro-тариф, хотя достаточно Starter. Купили Enterprise, хотя достаточно Pro.

В сумме типичная компания может срезать 20-40% расходов на ПО без потери функциональности. Это и есть та самая «оптимизация», к которой призывают финдиректора.

Калькулятор: проверьте свои расходы

Сделайте простой расчёт:

1. Возьмите ваш месячный ФОТ (брутто)
2. Разделите на 10
3. Сравните с реальным расходом на ПО за прошлый месяц

Если расход меньше — компания, возможно, недоинвестирует в инструменты. Команда может страдать от плохих процессов.

Если расход больше в 1.5-2 раза — высокая вероятность, что есть утечки. Аудит окупится в первый же месяц.

Если расход в 3+ раза больше — это либо tech-компания (нормально), либо срочно нужен аудит.

Как сделать аудит расходов на ПО

Простой план на 1 час:

1. Скачайте банковскую выписку за 6 месяцев из всех корпоративных карт
2. Найдите все рекуррентные платежи на ПО (вручную или через Subsly)
3. Сгруппируйте по категориям и проверьте — где дубли, где можно урезать
4. Уточните у тимлидов, какие сервисы реально используются, какие нет
5. Отмените очевидно ненужное, спланируйте миграцию для дублей

В среднем после такого аудита компания экономит 15-25% от бюджета на ПО — обычно это от 30 000 ₽/мес до нескольких сотен тысяч в зависимости от размера.

Начните бесплатный аудит за 2 минуты → Загрузите выписку, Subsly автоматически разберёт все подписки и покажет, где можно сэкономить.

Заключение

Здоровый бюджет на ПО — это 5-10% от ФОТ или 2-5% от выручки для не-tech компаний. Если расходы выше — почти наверняка есть утечки, которые можно срезать без ущерба для бизнеса. Главное — регулярно проверять, а не оставлять подписки на самотёк.

Полезные ссылки по теме:

• Как найти и отменить забытые подписки за 10 минут
• 5 ошибок при покупке корпоративного ПО
• 100+ российских аналогов западному ПО